Las 5 "S"

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¿Alguna de las imágenes se te hace familiar? 

Si tu respuesta es , probablemente tú o alguien cercano está siendo victima y victimario silencioso de algo que no mata, pero que va consumiendo poco a poco la calidad de vida de las personas que lo viven.

Alguna vez te has preguntado:
¿Cuantas horas o días de tu vida has perdido tratando de encontrar el control de tu televisor?
¿Cuantas veces se te han extraviado las llaves de tu casa o auto?
¿Por que es tan difícil encontrar un destornillador en el cuarto de herramientas?
¿Quien te esconde el cargador de tu teléfono, si tú vives solo?

Bueno, todas estas situaciones que podemos vivir a diario están estrechamente relacionadas con este problema que nos afecta en toda nuestra vida productiva.

Este problema o "asesino silencioso" no es otra cosa que la falta de orden y limpieza, conocido también como "DESORDEN". El desorden como tal no te puede matar, ¡BUENO! eso era lo que hasta ahora creíamos, porque si nos detenemos a analizar nuestro alrededor, podemos concluir que el desorden en la mayoría de los casos nos produce estrés, perdida de tiempo, cansancio, agotamiento, y muchas veces accidentes domésticos o laborales que nos podrían dar un buen susto y en las peores situaciones ocasionarnos ¡hasta la muerte!.

Es por ello que hoy te quiero hablar de un método o filosofía que podemos implementar en muchas áreas de nuestras vidas,  y que te será de gran ayuda tanto en tu crecimiento personal como económico.


Las 5 ESES (5S)

Este método de orden y limpieza, les ha dado a los japoneses grandes resultados en empresas de todo tipo. Creado por el profesor universitario Japonés Motomu Baba, se ha transformado en Japón y en otros países del mundo en algo más que un método para mejorar los hábitos de trabajo, se ha transformado en un modo de vivir, pretendiendo lograr un ambiente de vida mas agradable apostando continuamente al mejoramiento personal y grupal.

Por cierto, los que han tenido el placer de visitar empresas japonesas, o de ver algún que otro documental sobre ellas, pueden apreciar que todo funciona a la perfección, como un reloj, todo sincronizado.

¿Cual es el secreto de este funcionamiento? , el tener arraigado un método, que les permita utilizar al máximo y sin desperdicio el tiempo disponible. Ese método es el de las 5 ESES.

Su nombre se debe a que son cinco reglas que en japonés comienzan con la letra "S", ellas son:


1-Seiri: Separar

2-Seiton: Ordenar
3-Seisou: Limpiar
4-Siketsu: Mantener
5-Shitsuke: Capacitar

Al oir esto, probablemente sientas una gran decepción. Y es que muchas veces nos cuesta creer que la manera de ser mas eficientes y productivos pueda estar detrás de un simple método de orden y limpieza; y eso tal vez se debe a que en realidad no estamos conscientes de todas las complicaciones y altos costos que trae aparejado el desorden.


Veamos algunos ejemplos:

Supongamos que un operario, al cual le ha asignado una tarea determinada en un taller, dentro de una empresa, deba utilizar una herramienta para realizar esa tarea (por ej. martillo, llave fija, etc) y que para obtener esa herramienta deba buscarla por un tiempo de 15 minutos. Esto implica que la empresa PIERDE 15 minutos del tiempo productivo diario de ese empleado a causa del desorden. Ahora, si en la empresa trabajan 20 empleados, y 1 empleado es victima del desorden, entonces probablemente los otros 19 también lo son, por lo tanto haciendo un simple cálculo, el tiempo improductivo total pasa de 15 minutos a 300 minutos, o sea 5 horas diarias. ¿Cuánto le cuesta a la empresa en un mes, o en un año?.

No solo ocurre en esto en un taller, también sucede en las oficinas, donde a menudo encontrar tal o cual contrato, factura o simplemente una tijera se transforma en una "búsqueda alocada". ¡¡No !!. Basta con mirar también a nuestro alrededor, en los armarios o guarda ropas de nuestros hogares, sobre la mesa de nuestra PC, en los estantes de la cocina; es muy probable que encontremos elementos que no usamos ocupando espacio innecesario y lo que debemos usar o necesitamos no aparece por ningún lado. Y lo peor de todo, que la solución que muchos de nosotros adoptamos es: comprar otro escritorio, otro armario, etc., porque el problema pareciera ser la falta de espacio.

A ti, ¿No te ha sucedido también?.

Estos problemas que ocurren a menudo, traen como consecuencia mayores costos, mayores gastos, menos productividad tanto a nivel personal como laboral.


¿Qué hacemos para mejorar y solucionar todos estos problemas?

Lo mismo que hicieron empresas que se encontraron con estos problemas, aplicar el método de las 5 ESES. Recuerda que esto lo puedes aplicar tanto en tu hogar como en tu trabajo. Tratemos de descubrir como hacerlo, analizando cada una de las 5 ESES:

1-Seiri: Separar. Consiste en separar lo necesario de lo innecesario, para luego deshacerse de lo innecesario, o sea liberar espacio. La pregunta a veces es ¿Qué hago con lo innecesario?, tíralo, véndelo, recíclalo pero no lo guardes "Por si acaso". Los lugares útiles están ocupados por muchos "por si acaso", que difícilmente sean usados nuevamente.


2- Seiton: Ordenar. Una vez que eliminamos lo innecesario y que nos quedamos con solo lo necesario, ordenamos, asignando "Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar". No es cómodo apilar, por ejemplo cajas, carpetas, etc. ,y así cuando necesitamos la de abajo (que siempre ocurre) debemos mover toda la pila. Que cada elemento tenga su lugar, y si ese elemento no está, entonces el lugar que ocupa estará vacío y no ocupado por otro elemento u objeto.


3-Seisou: Limpiar. Primero separamos, luego ordenamos y por último limpiamos; el piso, los implementos, la oficina, el puesto de trabajo, el armario, etc. Otro agregado que corresponde a esta regla es "Identificar", pongámosle nombres a los elementos u objetos, por ejemplo un cartel en una caja identificando lo que esta contiene en su interior nos facilitará enormemente la tarea a la hora de una búsqueda; lo mismo que un armario o carpeta.

4-Siketsu: Mantener. Significa no desordenar, seguir con el alto nivel de orden y limpieza que se ha alcanzado, independientemente de la cantidad de tareas que se deban realizar.

5-Shitsuke: Capacitar. Esto lo debo hacer con todo el personal involucrado o con los que convives en tu hogar, el objetivo es que cada uno siga estas reglas por si mismo, por propio convencimiento y con iniciativa.


¿Que beneficios importantes podemos obtener al aplicar las 5 S?
· Se aumenta la eficiencia en el trabajo, es mejor utilizado el tiempo disponible y se disminuyen o eliminan los obstáculos. 

· Se detectan más fácil y rápido los problemas porque el desorden por lo general los oculta.

· Se mejora la imagen de la empresa o de nuestro hogar ante nuestros clientes o amigos.

· Fomenta el trabajo en equipo al lograr una mayor motivación y mejoramiento de las relaciones entre jefes, supervisores y empleados. En el hogar, el trabajo en equipo fortalece nuestros lazos familiares y estrecha nuestros vínculos afectivos con hijos, hermanos. padres, etc.

· Es el escalón inicial hacia la Calidad Total, y hacia la estabilidad emocional de nuestro hogar.

Hoy día, en Japón y en otras partes el mundo ya se comienza a hablar de 9 eses, siendo las restantes:

6-Shikari: Perseverar, ser constanste.

7-Shitsukoku: Comprometer

8-Seishoo: Coordinar

9-Seido: Estandarizar

Esto lo analizaremos en otra oportunidad, mientras tanto les quiero dejar un extracto del MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA 5S de la Corporación autónoma regional de Santander (Colombia) en el cual se explica como implementar por etapas las 5 ESES.

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